ADMINISTRAÇÃO - COMUNICAÇÃO & TECNOLOGIA

 Informações: a alma do negócio

É preciso manter-se informado sobre o seu negócio, não importa o cargo que você ocupa. Veja como gerenciar montanhas de informações que chegam por todos os lados, aproveitando o melhor sem perder tempo e oportunidades.

Por Flávia Passagli

Revista Gôndola –Ano VIII, número 89

A tecnologia chegou com tamanho número de informações que qualquer pessoa hoje, atuante no mercado de trabalho, tem inúmeros e-mails para responder diariamente, recados em seu voice-mail no escritório, o celular tocando a toda hora, a caixa postal sempre cheia de recados, jornais, revistas, rádio e televisão. Além disso, a internet nos trouxe uma avalanche de informações. A pergunta é: como gerenciar tudo isso e ainda enfrentar o cada vez mais competitivo mercado de trabalho?

Segundo Hélvio Tadeu Cury Prazeres, mestre em administração de sistemas de informação, o grande problema enfrentado é quanto ao tratamento da informação. “Hoje as pessoas estão vulneráveis diante da grande quantidade de informação barata e de muito fácil acesso, e isso cria o problema de como se deve trabalhá-la para gerar conhecimento e inovação para o seu negócio”. Cury diz ainda que esse problema, também conhecido como ‘stress da informação’, é reflexo de um movimento iniciado em meados da década de 90 quando o computador passou a ser mais comercializado que a televisão, tornando-se um instrumento de massa, isso nos países de primeiro mundo, o que não demorou a acontecer no Brasil. “O computador trouxe consigo um grande número de dados processados e possibilitou, com o advento da internet, um enorme fluxo de informação. Com isso as pessoas tiveram que saber selecionar a informação certa e o que fazer para que ela se torne aplicável”, explica Cury.

De acordo com ele, a informação é um ativo gerador de riqueza e, portanto, é imprescindível para não se perder tempo, trabalhar com dados dotados de relevância, estabelecer objetivos e metas, e estar sempre em sintonia com as pessoas, sejam elas clientes, empregados e até mesmo concorrentes. Outra questão apontada por Cury é que hoje é fundamental se dispor de tempo para a leitura de jornais, revistas, livros e ter acesso a meios eletrônicos. “A informação é um ativo e, sendo assim, um gerador de riqueza. A diferença é que ao contrário dos outros ativos, como carros e equipamentos, quanto mais se utiliza a informação mais ela estará disponível, na verdade ela se multiplica. É fundamental que se dedique, pelo menos uma hora diária, ao trabalho com a informação, seja através de leituras ou meios eletrônicos, principalmente a internet”. diz Cury.

Ele ainda enfatiza a importância da informação como catalisador de novos procedimentos em sintonia com o mercado. “A informação é um facilitador no processo decisório, sendo importante instrumento na tomada de decisão junto ao mercado”.

Instrumento Administrativo

Euler Fuad Nejm, diretor presidente do SuperNosso, considera as informações como instrumento fundamental de administração e frisa a importância de uma boa gerência. “Em primeiro lugar, acho que a informação é imprescindível para o exercício administrativo e devemos filtrá-la. Não podemos misturá-la com fofocas e interesses, diz Euler. Segundo Nejm, uma maneira de se ter acesso às informações é manter-se sempre disponível para as pessoas. “Procuro sempre manter minhas portas abertas, atendendo não só o corpo gerencial, quanto ao mais simples cargo hierárquico da empresa”, teoriza Euler.

Atualmente a intranet e o e-mail são os instrumentos mais utilizados pelas empresas para gerenciar informações, na opinião de Bruno Fantoni. Outra ferramenta muito utilizada pelos executivos é o clipping, onde uma pessoa ou empresa especializada seleciona as informações de relevância: provenientes dos jornais, revistas, rádio e tv. “Aqui temos uma pessoa que faz a seleção das notícias e matérias de importância para a nossa empresa, mas eu não deixo de folhear as revistas do nosso segmento, tanto do mercado varejista, quanto atacadista. Um exemplo da importância de se manter informado sobre o setor, de forma eficiente, a possibilidade de verificar o desempenho do setor atacadista e varejista, dois ramos que atuamos, definindo assim em qual deles é preferível investir em determinado momento’, afirma Nejm.

Quanto às informações departamentais, Euler Fuad diz que cada gerente as recebe no início do expediente. Por exemplo, o gerente de vendas tem a posição do dia anterior, com gráfico cumulativo do mês, comparativo com o desempenho com o mesmo período do ano anterior e o desempenho por vendedor na atividade atacadista, tendo assim todas as ferramentas para planejar o seu dia. “No meu caso, por exemplo, recebo as informações de fluxo de caixa, vendas, tanto do atacado quanto do varejo, além da posição financeira e comercial da empresa”, explica Euler. Outra coisa que ele considera fundamental é a tecnologia. “Em nossa empresa, não medimos esforços para ter acesso à tecnologia de ponta, considero imprescindível para o crescimento corporativo. Ela traz rapidamente as informações necessárias para a tomada de decisões. Exemplo disso é que até mesmo a equipe de vendas externas, que conta com mais de 200 vendedores, já estão equipados de Palm tops, onde eles acessam todas as informações de mercado, lançamento de produtos, preços, ofertas e a posição financeira do cliente”.

Recentemente o grupo Santa Terezinha, em parceria com outros atacadistas desenvolveu um sistema de gestão, que permite confiabilidade e rapidez de informação. “Essa ferramenta tem mostrado ser de confiança, o que reforça nosso feeling. Os números que a gente recebe são confiáveis e isso facilita a tomada de decisão, minimizando a margem de erros, completa Euler. Ele ainda ressalta que o investimento em informações e tecnologia é fundamental para o crescimento de qualquer pessoa ou empresa, em qualquer atividade, pois o mercado é muito competitivo, as margens estão cada vez mais apertadas e as informações quando elas chegam com veracidade, com confiança, faz com que a agilidade na tomada de decisões minimizem os erros e a gente atinja o objetivo mensurado.

A Tecnologia a serviço da informação

Bruno Fantoni, consultor de internet da Way Brasil, afirma que as pessoas para se manterem atualizadas, precisam acessar sempre alguma fonte de informação segura. “Hoje temos internet. Por meio dela podemos acessar diversos sites. Para supermercadistas, por exemplo, existem sites com informações pertinentes ensinando como montar a loja, como fazer propaganda, as estruturas dos estandes, como implementar suas vendas através da internet, como montar um site de comércio eletrônico. Existem também os sites que estão promovendo informações de mercado, seja no setor financeiro ou de compras. É nos sites especializados que você consegue informações de preços, condições de pagamento, endereço e os supermercadistas podem acessar essas informações para se posicionar no mercado. Então se a pessoa souber utilizar a internet, obterá informações seguras e otimizará seu tempo”.

Segundo Fantoni, atualmente a maior enxurrada de informações é através dos e-mails. É possível receber dados de sites sem a necessidade de visitá-los, notícias, listas de preços, lançamentos de produtos, eventos, cursos específicos, sendo necessário apenas que a pessoa se cadastre no site. Agora para uma melhor organização e otimização de tempo é interessante que se filtre as informações, criando-se uma lista de pastas no seu e-mail. “Para otimizar o tempo é interessante deixar a caixa de entrada livre e limpa, quando chegar um e-mail que não for para nenhuma pastinha, ou é uma coisa profissional, ou é uma coisa que não tem muita importância. Assim você consegue gerenciar suas informações”. Fantoni ressalta que para se manter informado via internet, o profissional deve acessar sites de jornais e revistas afins, podendo também receber, periodicamente, estas informações por e-mail. Para isso é imprescindível que se acesse sites confiáveis, ligados a associações que possuem solidez, sendo importante conhecer um pouco da história do site que se está acessando.

Atualmente, o maior problema na busca de informações é saber o que selecionar. O ideal é acessar uma ferramenta de pesquisa e ignorar as propagandas da internet, para evitar perda de tempo. Primeiramente deve-se concentrar no objetivo e após a consulta, navegar aleatoriamente. ‘A internet é hoje o ‘boom’ de informações, e para se ter um melhor desempenho basta a pessoa saber utilizar as ferramentas certas como, por exemplo, os sites de pesquisa”, completa Fantoni.